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Política de protección de datos Business Talent Consulting S.A.S y Human Capital Outsourcing S.A.S

En cumplimiento con la normatividad vigente, Constitución Política de Colombia (Art 15), la ley estatutaria 1581 de 2012 y el decreto 1377 del 27 de Junio del 2012 y las políticas internas de Business Talent Consulting S.A.S y Human Capital Outsourcing S.A.S (En adelante Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing), se adoptan las siguientes políticas de tratamiento de datos personales la cual abarca el portafolio de soluciones.

 

OBLIGATORIEDAD

Estás políticas obligan a todos los empleados y nuestros proveedores que llegasen a obrar en nombre de Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing, a respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

El incumplimiento originará sanciones de tipo laboral o de responsabilidad contractual según sea el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

1.DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de protección de datos

Dato Personal: Cualquier dato que pueda vincularse a una persona en específico, estos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semi privados.

Dato Sensible: cualquier dato que afecte la intimidad de una persona o cuyo uso pueda generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección, fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión, entre otros, de esa clase de información.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado de la información pero por cuenta del Responsable de la información.

2.PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad aplica para la recolección de datos personales a través de los formatos físicos y archivos digitales establecidos en Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing, así como para la recolección de información hecha a través de los anexos a dichos formatos o documentos que entregan los titulares de los datos.

Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing no usaran medios engañosos para la recolección de esta información e informará de forma clara su propósito y alcance del uso de la información.

Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro, la divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si con el tiempo, el uso o tratamiento de los datos personales se modifica, será necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la finalidad de la recolección y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por la información recolectada en las bases de datos o archivos.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando con Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales, de acuerdo a las cláusulas de manejo de información vigentes en los contratos pactados con nuestros clientes.

Principio de seguridad: Las personas vinculadas con Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing deberán cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que se determinen para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a su titular de, a las personas vinculadas contractualmente con Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing que por ejecución de sus actividades deban conocer esta información, personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, no serán públicos en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley

Principio de circulación restringida: Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing sólo enviarán o suministrarán los datos personales al titular de los datos, a las personas autorizadas por el titular de los datos, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, en este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera, en primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley

3. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing tratarán de forma leal y ajustada a la ley los datos personales para cumplir con su objeto social, en relación con los empleados, con todos los asuntos relacionados a las bases de datos internas y con relación a sus clientes al verificar el cumplimiento de los requisitos regulatorios vigentes, para realizar el desarrollos de la etapas precontractual, contractual y postcontractual, respecto de cualquiera de los productos de Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing que se hayan o no adquirido, en relación con sus proveedores con el fin de verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial.
Datos que recopilamos Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing para su operación recupera y obtiene por medio de sus clientes múltiples datos con el fin de poder ofertar sus productos y servicios, esta información se recopila de múltiples formas como Formatos, Encuestas, Software y eventualmente bases de datos provistas por otras compañías.
Fin de los datos: Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing obtienen esta información con el fin de operar, mejorar y ofertar sus productos y servicios. De igual suerte, se con el fin de comunicarle a quien resulte pertinentes procesos como actualizaciones de software, temas relacionados con las cuentas de usuario de cualquiera de las plataformas de software.

  • Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing podrán tratar los datos personales para actividades como:
  • Contactos comerciales y envió de información comercial
  • Generación de estadísticas
  • Estudios de mercado
  • Gestionar trámites (Peticiones, Quejas y Reclamos).
  • Realizar encuestas de satisfacción de los productos y servicios que hacen parte del portafolio de productos
  • Dar, conocer, transmitir información relevante para la operación de alguno de servicios o productos.
  • Ejecutar los contratos de operación concertados con las compañías contratantes
  • Enviar información sobre novedades y actualidad en materia de Gestión Humana
  • Dar a conocer transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vinculo licito que así lo requiere o para implementar servicios de computación en la nube.

Motivos para compartir su información: Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing no revelará la información personal a un tercero sin el consentimiento del titular de los datos. Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing podrá revelar dicha información cuando lo establezca la ley, en el curso de un proceso judicial o para proteger nuestros intereses.
En algunos casos será requerido compartir y transmitir parte de la información recolectada con el fin de completar los servicios contratados por ejemplo planillas de seguridad social, aportes a entidades externas, reportes de medios magnéticos y otras entidades como la DIAN, ICBF, SENA, UGPP, DANE, SUPER SOCIEDADES, SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCION .
Para algunos servicios y estudios internos que realiza Business Talent Consulting se usaran estadísticas generadas a partir de Datos Personales, sin embargo, en ningún caso se publicarán datos privados o sensibles que llevasen a la identificación personal de alguno de nuestros clientes o sus empleados.
Preferencias de comunicación: Puede detener el envío futuro de mensajes de correo electrónico de promoción de productos y servicios siguiendo las instrucciones específicas incluidas en el correo electrónico que reciba.
Eliminación de la información: Eliminar la información personal estará sujeto a la no existencia de contratos y obligaciones legales que nos impidan realizar la eliminación.
Actualización de la información: Actualizar la información personal será posible de acuerdo a las políticas internas de la compañía, en algunos casos esta actualización es posible realizarla mediante herramientas de software de uso del titular de los datos.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

Las personas podrán hacer uso de los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular de los datos.
  • Obtener copia de la autorización
  • Informar sobre el uso que el Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing ha dado a los datos personales del titular
  • Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política
  • Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución; El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por el Titular, por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad, por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

5. DEBERES DE BUSSINESS TALENT CONSULTING Y HUMAN CAPITAL OUTSOURCING RESPECTO AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

    • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales
    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
    • Gestionar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
    • Actualizar y/o Rectificar la información cuando sea necesario
    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

6. CANALES DE ATENCIÓN A LOS TITULARES

En HUMAN CAPITAL el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Oficial de Protección de Datos por intermedio de los siguientes canales de atención al titular del dato personal:
1.Atención vía correo electrónico:
La atención al titular del dato para consultas o reclamos será al siguiente correo electrónico habeasdata@humancapital.com.co designado por HUMAN CAPITAL para la recepción de peticiones o reclamos por parte de los titulares relacionados con el ejercicio de sus derechos otorgados en virtud de la ley de protección de datos personales.

7. CONSULTAS

Las consultas que realicen las personas para conocer los datos personales que reposen en el Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing se gestionarán a través de los canales que Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing para el efecto. En todo caso es se conservará la Fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante y el detalle de la solicitud.
Las consultas por correo electrónico, deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, iii) correo electrónico, y; iv) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre. La consulta será atendida por Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing Informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing, ésta le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte de la sociedad. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
Así entonces el término máximo para atender la consulta será de 15 días hábiles, siempre y cuando dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de 10 días hábiles.

8. RECLAMOS

Los reclamos se pueden presentar para corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud a Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing según corresponda, por escrito o al correo habeasdata@humancapital.com.co
El reclamo debe contener como mínimo:

  • Nombre de titular
  • Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Dirección física o electrónica para dar respuesta al reclamo
  • Documentos pertinentes para complementar el reclamo

Si el reclamo no tuviese la información completa para proceder Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing se comunicarán en un término de cinco (5) días hábiles para contestar, si no hubiese respuesta del mismo se dará por solucionado luego de treinta (30) días calendario.

Si el reclamo está completo Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing darán una respuesta en un término no mayor a quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La gerencia de Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing se hará responsable del tratamiento de datos personales, para efectos de esta política se deberá contactar por medio de los siguientes medios:

  • Teléfono: 571- 6461555
  • Email: habeasdata@humancapital.com.co
  • Dirección: Bogotá D.C. Calle 99 # 10-19 piso 3. Medellín, Calle 7 Sur Nº 42-70 Oficina 2305 Edificio Forum

10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.
Como excepción a lo anterior Business Talent Consulting y Human Capital Outsourcing podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.

La política entra en vigencia a partir del 1 de Agosto de 2013, acorde con el decreto 1377 de 2013 y la ley 1581 de 2012.