Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

SEGINF-SGSI-A.5.34 · Versión 2 · 01.10.2026 · Documento público

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – HUMAN CAPITAL OUTSOURCING S.A.S., HC JOB & TALENT S.A.S. Y HC ORGANIZATION & TRANSFORMATION S.A.S.

I. PRESENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), las empresas HUMAN CAPITAL OUTSOURCING S.A.S., identificada con NIT. 830.098.590-6, HC JOB & TALENT S.A.S., identificada con NIT. 901.108.872, y HC ORGANIZATION & TRANSFORMATION S.A.S., identificada con NIT. 901.514.591 (en adelante, conjunta e indistintamente, “HUMAN CAPITAL” o “Nosotros”) informan la política aplicable para el tratamiento y protección aplicable a las personas naturales que registren sus datos personales (en adelante el “Titular”, los “Titulares” o “Usted”). Esta Política de Tratamiento y Protección (en adelante, la “Política de Privacidad”) define los usos y el tratamiento que se le da a los Datos Personales (como se define más adelante) que los Titulares nos suministren.

Responsable del Tratamiento: El Responsable del Tratamiento (como se define más adelante) de los Datos Personales de los Titulares será, conjunta e indistintamente, “HUMAN CAPITAL OUTSOURCING S.A.S.”, identificada con NIT. 830.098.590-6, “HC JOB & TALENT S.A.S.”, identificada con NIT. 901.108.872, y “HC ORGANIZATION & TRANSFORMATION S.A.S.”, identificada con NIT. 901.514.591, todas con domicilio principal en la Carrera 11B número 97-56, piso 3, de Bogotá, Colombia, teléfono +601 6461555 y correo electrónico habeasdata@humancapital.com.co, Sociedades Comerciales legalmente constituidas bajo las leyes de la República de Colombia, así como sus entidades aliadas y vinculadas o a quien éste le transfiera los datos, quienes podrán almacenar los datos, generar bases de datos, utilizarlos, explotarlos, comercializarlos, transmitirlos y transferirlos de la forma como se encuentre establecida en la presente Política de Privacidad.

Encargados del Tratamiento: Los Encargados del Tratamiento (como se define más adelante) serán todos aquellos terceros a quienes HUMAN CAPITAL les transmita los Datos Personales de los Titulares. Los Encargados del Tratamiento se sujetarán a la presente Política de Privacidad y realizarán el Tratamiento (como se define más adelante) de la forma en que HUMAN CAPITAL estrictamente les ordene, contando con el consentimiento de los Titulares. Asimismo, HUMAN CAPITAL, en ocasiones, fungirá como Encargado del Tratamiento de Datos Personales cuyos Responsables del Tratamiento son los clientes de HUMAN CAPITAL; en estos casos, el Tratamiento que se realice sobre tales Datos Personales, estará supeditado a las instrucciones y la Política de Privacidad del cliente, así como a los principios que rigen el derecho de Hábeas Data en Colombia; en cualquier caso, velará, en la mayor medida posible, por la conservación y seguridad de los Datos Personales, usando para ello, los medios técnicos y tecnológicos razonables e idóneos.

Alcance de la Política de Privacidad: La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos (como se define más adelante) o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Nosotros, en los eventos en los cuales se nos considere como Responsables o Encargados del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1266 de 2008, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto

1074 de 2015 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen. Esta Política de Privacidad permite informar a los diferentes usuarios y Titulares de Datos Personales las directrices que el Responsable del Tratamiento adoptó en cuanto al Tratamiento de sus Datos Personales, teniendo como prioridad el cumplimiento de la normativa vigente desde la privacidad, confidencialidad y seguridad al realizar el Tratamiento de los Datos Personales recolectados.

II. FUNDAMENTO LEGAL

• Constitución Política, artículo 15;
• Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012;
• Decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2015;
• Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio 1074 del 2015, capítulos 25 y 26;
• Circular externa 01 del 8 de noviembre de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Decreto 090 de 2018;
• Circular externa del 08 de agosto de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Circular externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Circular externa 003 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio; y
• Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

III. DEFINICIONES:

Para efectos de la presente Política de Privacidad, los siguientes términos se entenderán en la forma en que se definen en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las diferentes guías expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio respecto a la Protección de Datos Personales, según se transcribe a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de los Datos Personales.

• Área a cargo de la Protección de Datos personales: HUMAN CAPITAL asignará una persona o

área que velará por el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

• Aviso de privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del

Tratamiento y dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre: (i) el nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento; (ii) la descripción del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y su finalidad; (iii) los derechos que le asisten al Titular; y (iv) los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Privacidad.

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Base de Datos Digital: La que está en medios electrónicos o digitales.
• Base de Datos Física: La que está creada en medios físicos, como ejemplo, Archivo histórico de

expedientes laborales y colaboradores.

• Biometría: Método de reconocimiento de personas basado en sus características fisiológicas

(huellas dactilares, retinas, iris, cara, etc.) o de comportamiento (firma, forma de caminar, etc.). Para la identificación del individuo es necesario que los rasgos o características analizadas sean

de carácter universal, ser lo suficientemente distintas a las de otras personas, permanecer de forma constante e invariante en el individuo y además poder ser medida.

• Canal de atención: Canal de comunicación dispuesto por Nosotros para recibir consultas y

reclamos respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

• Confidencialidad: Propiedad de los Datos Personales, por la cual se garantiza que éstos sean

accesibles únicamente por personal autorizado para acceder a dicha información.

• Cookies: Fichero que almacena información enviada por un sitio web y que se almacena en el

equipo del usuario, de manera que es posible consultar la actividad previa del Titular. Por medio de las Cookies, se recauda información sobre las preferencias y acciones de los Titulares. De igual manera estos datos se utilizan para personalizar la experiencia del Titular.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas

naturales determinadas o determinables (en adelante los “Datos Personales”).

• Datos Públicos: Aquellos datos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son considerados

datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

• Datos Sensibles: Se entiende como Datos Sensibles aquellos que afecten la intimidad del Titular

o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en

asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Finalidad del Tratamiento: Razón por la cual se usarán los Datos Personales recolectados. Debe

ser legítima y los Datos Personales recaudados deben ser coherentes con la finalidad.

• Hábeas Data: Principio constitucional que otorga el derecho a los ciudadanos a su intimidad

personal, familiar y su buen nombre.

• Oficial de Protección de Datos Personales: Persona dentro de una organización que cuenta con

experiencia y experticia para liderar el cumplimiento de la normativa en protección de Datos Personales por parte de la organización.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o

en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

• Registro Nacional de Base de Datos (RNBD): Directorio público de las Bases de Datos con Datos

Personales sujetas a Tratamiento que operan en Colombia. En este registro no se almacenan las Bases de Datos, sino que se informan las características de las Bases de Datos que manejan los Responsables del Tratamiento. Este directorio es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Entidad pública que ostenta la calidad de

máxima autoridad en protección de Datos Personales en Colombia, la cual vigila y controla el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales

como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos

dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización

de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable o

Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

IV. PRINCIPIOS

HUMAN CAPITAL está comprometido con el adecuado tratamiento de los Datos Personales, por lo cual, en todas las actividades que involucren el Tratamiento de Datos Personales, se deberá garantizar la aplicación de los siguientes principios, los cuales se encuentran alineados con lo establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen y/o complementen, que corresponden a:

• Legalidad: En todo el proceso de Tratamiento de los Datos Personales, desde el momento de

su captura, almacenamiento y eliminación, se debe cumplir con las disposiciones normativas, empleando los Datos Personales para fines que estén bajo la Ley y las disposiciones reglamentarias que la desarrollen.

• Finalidad: Todos los Datos Personales que sean capturados en el desarrollo del ejercicio de las

operaciones comerciales de HUMAN CAPITAL, deben atender a finalidades específicas de acuerdo con el Tratamiento que se le dará al Dato Personal. Las finalidades del Tratamiento deben ser informadas a los Titulares con el propósito que éstos conozcan las actividades que desarrollará HUMAN CAPITAL con los Datos Personales que está entregando.

• Libertad: La recolección, almacenamiento y Tratamiento de los Datos Personales solo puede

realizarse con la Autorización previa y expresa del titular, quien debe ser informado sobre el Tratamiento que se les dará a sus Datos Personales. La divulgación o socialización de los Datos Personales sin la previa Autorización, o sin una disposición legal que lo habilite, está prohibido.

• Veracidad o calidad: HUMAN CAPITAL debe promover que los Datos Personales sujetos a

Tratamiento deben ser veraces, exactos, completos y actualizados, pues de lo contrario pueden llevar a inducir a errores en la ejecución del Tratamiento para el cual fueron capturados.

• Transparencia: Cualquier Titular de información podrá tener acceso, en cualquier momento a la

información sobre sus Datos Personales tratados por HUMAN CAPITAL.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los Datos Personales solo podrá ser realizado

por aquellos que el Titular haya efectivamente autorizado, o por las personas habilitadas por las disposiciones legales vigentes incluyendo Encargados del Tratamiento o terceros que hayan celebrado contratos de Transmisión o Transferencia de Datos Personales con HUMAN CAPITAL.

• Seguridad: Toda la información asociada a los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte

de HUMAN CAPITAL, deberán protegerse bajo estándares de seguridad adecuados, implementando medidas operativas, técnicas y humanas que eviten su pérdida, adulteración o acceso no autorizado.

• Confidencialidad: HUMAN CAPITAL deberá garantizar la reserva de la información y Datos

Personales que no estén bajo la categoría de Datos Públicos, por lo cual, todas las personas que

tengan acceso al Tratamiento de los Datos Personales deberán promover prácticas de manejo de Datos Personales que eviten su exposición o suministro a terceros no autorizados.

V. DERECHOS Y DEBERES

Derechos de los Titulares: Usted, como titular de los Datos Personales que nos suministra, tendrá los siguientes derechos:

• 1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a HUMAN CAPITAL o las personas

naturales o jurídicas que HUMAN CAPITAL designe como Encargadas del Tratamiento de sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• 2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HUMAN CAPITAL, salvo cuando expresamente

se exceptúe en la Ley como requisito para el Tratamiento;

• 3. Solicitar información sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales;
• 4. Ser informado por HUMAN CAPITAL o alguna de las compañías Encargadas del Tratamiento

de los Datos Personales, previa solicitud, acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan y el uso que se le ha dado a éstos;

• 5. Revocar la Autorización y solicitar la supresión de los Datos Personales cuando no se haga un

uso conforme a los autorizados;

• 6. Presentar consultas y reclamos sobre los Datos Personales. Sus consultas o reclamos serán

atendidos en un término máximo de diez (10) días hábiles. En caso de no ser posible resolver su consulta o reclamo dentro de este término, Usted será informado de dicha situación y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que Usted presente podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico;

• 7. Presentar, ante la SIC, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás

normas que la modifiquen, adicionen o complementen; y

• 8. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de HUMAN CAPITAL como Responsable o Encargado del Tratamiento: HUMAN CAPITAL, en su rol de Responsable o Encargado del Tratamiento, cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en las leyes aplicables y otras que rijan su actividad:

• 1. Hacer el Tratamiento de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos sólo para las

finalidades para las que se encuentra facultado.

• 2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• 3. Cuando se recolecten Datos Personales, deberá limitarse a aquellos pertinentes y adecuados

para la finalidad para cual son requeridos conforme a lo establecido en las leyes. Para ello no se utilizarán medios engañosos o fraudulentos.

• 4. Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• 5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los

términos señalados por esta Política de Privacidad en el acápite de Procedimientos (sección XIII).

• 6. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes que permitan

atender de forma oportuna las consultas y reclamos presentados por los Titulares.

• 7. La información solicitada debe ser suministrada de forma gratuita y por cualquier medio,

accesible por parte HUMAN CAPITAL, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder estrictamente a aquella que repose en la Base de Datos.

• 8. En el evento en que la certificación de la información autorizada sea solicitada físicamente y/o

ésta necesite ser enviada por correo certificado, la empresa HUMAN CAPITAL podrá requerir al solicitante para que pague la suma que en gastos corresponda, sin que en ningún momento se pueda cobrar más de lo realmente facturado; en el evento de ser requerido, la empresa HUMAN CAPITAL deberá demostrar a la SIC el soporte de dichos gastos.

• 9. Adoptar las medidas necesarias y que estén a su alcance para que los Datos Personales

suministrados se mantengan actualizados.

• 10. Rectificar los Datos Personales cuando sean incorrectos.
• 11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
• 12. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo

haya sido ordenado por la SIC.

• 13. Permitir el acceso a los Datos Personales únicamente a las personas que pueden tener acceso a

ella, es decir: (i) Los Titulares de estos, sus causahabientes o sus representantes legales, (ii) Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y (iii) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

• 14. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad establecidos por

HUMAN CAPITAL y existan riesgos en la administración, confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales de los Titulares.

• 15. Establecer los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares para el

Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá ser otorgada a través de documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

• 16. Es obligación de HUMAN CAPITAL conservar la prueba de la Autorización y entregar copia al

Titular en caso de requerirla.

• 17. Establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular solicitar el reporte,

modificación, supresión o actualización de sus Datos Personales, que pueden ser los mismos mecanismos utilizados para el otorgamiento de la Autorización sin perjuicio de los gastos que se puedan presentar con ocasión a la expedición y envío del mismo.

• 18. Los Datos Personales sujetos a Tratamiento debe ser protegidos mediante el uso de las medidas

técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello, HUMAN CAPITAL mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los Datos Personales y a los sistemas de información.

• 19. El personal de HUMAN CAPITAL que intervenga en el Tratamiento está obligado a garantizar la

reserva de los Datos Personales, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las

labores que comprende el Tratamiento de acuerdo con lo dispuesto en el contrato laboral o demás disposiciones sujetas en la relación entre funcionario y la empresa.

• 20. Designar a un “Oficial de Datos Personales” o área dentro de HUMAN CAPITAL que asuma la

función de protección de Datos Personales y quien además velará por que a través de los canales de atención se tramiten las solicitudes de los Titulares.

• 21. La empresa HUMAN CAPITAL utilizará los Datos Personales de acuerdo con la Autorización dada

por el Titular y solamente los trasmitirá o transferirá a aliados, filiales o subsidiaria, terceros que podrán utilizar la información para el desarrollo de sus labores actuando en nombre de HUMAN CAPITAL o dando cumplimiento a los requerimientos de las autoridades, acogiéndonos a las leyes que aplican sobre la materia.

• 22. Sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que

sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su Tratamiento, teniendo en cuenta las disposiciones legales y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

• 23. Una vez cumplida la Finalidad del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan

lo contrario, HUMAN CAPITAL deberán suprimir los Datos Personales. No obstante, lo anterior, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

• 24. Acreditar la existencia de la “Política de Privacidad y Protección de Datos” y la forma de acceder

a la misma, la cual será publicada en la página web de la empresa y en la sede principal.

VI. POLÍTICA DE AUTORIZACIONES:

Autorizaciones y consentimiento del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, toda captura, recolección, uso y almacenamiento de Datos Personales que realice HUMAN CAPITAL en el desarrollo de sus actividades, para el Tratamiento de Datos Personales del Titular se requiere la Autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior y que demuestre el consentimiento libre, previo, expreso, inequívoco e informado.

Medio y manifestación para otorgar la Autorización del Titular: HUMAN CAPITAL ha puesto a disposición de los Titulares la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en los diversos escenarios en los cuales realiza la captura del dato, tanto de manera física como digital.

En todos los casos la obtención de la Autorización se realizará bajo las diferentes modalidades que establece la Ley, teniendo en cuenta la naturaleza de cada uno de los canales de captura de la información, y el modo en que la misma es obtenida, es decir, si es a través de un canal escrito, uno verbal o mediante una conducta inequívoca.

Es importante tener en consideración que en todos los casos HUMAN CAPITAL debe conservar y custodiar las Autorizaciones obtenidas para el Tratamiento de los Datos Personales, dado que ésta hace parte de las pruebas exigidas por la SIC.

En el evento en que HUMAN CAPITAL llegue a implementar un Sistema de Videovigilancia, dará aplicación a la normativa vigente respecto a datos sensibles, entendiendo que se realizaría un proceso de reconocimiento Biométrico respecto de las imágenes capturadas mediante dicho sistema, teniendo en cuenta que, de la captura realizada, se extraerían medidas y rasgos particulares del rostro que, al ser comparados con un banco de datos de propiedad de HUMAN CAPITAL, se podría identificar al Titular de esos Datos Personales1.

Así las cosas, HUMAN CAPITAL manifiesta que el Tratamiento de Datos Sensibles estará rodeado de especial cuidado y diligencia en su recolección, uso, seguridad o cualquier otra actividad que se realice con los mismos2.

Para todos los efectos, se entiende que la Autorización previa, expresa e informada que Usted otorga a favor de Nosotros para el Tratamiento de sus Datos Personales, cualquiera que haya sido su medio (escrito, oral, electrónico o por medio de conductas inequívocas), implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.

Es fundamental manifestar que, en el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, reorganización o liquidación de HUMAN CAPITAL, esta última podrá transferir los Datos Personales a las partes involucradas, para lo cual se entiende autorizada en virtud de la presente Política de Privacidad.

La Autorización deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• 1. Nombre e identificación de HUMAN CAPITAL.
• 2. Nombre e identificación de la persona a quien se le está solicitando autorización.
• 3. Identificación de los Datos Personales que se están recolectando.
• 4. Tratamiento y finalidad de los Datos Personales objeto de Autorización.
• 5. En caso de que se recolecten Datos Sensibles, se informará sobre el carácter facultativo de la

Autorización de éstos y los Datos Sensibles que serán recolectados.

• 6. Información del procedimiento para ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o

supresión de los Datos Personales suministrados.

• 7. Los derechos que le asisten como Titular.
• 8. Medios de atención dispuestos por HUMAN CAPITAL.

Eventos en los cuales no es necesaria la Autorización del Titular de los Datos Personales: La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes casos:

• 1. Cuando la información sea solicitada a HUMAN CAPITAL por una entidad pública o

administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• 2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el

ámbito de aplicación de la norma.

1 Resolución 13948 del 23 de marzo de 2023, Super Intendencia de Industria y Comercio de Colombia. 2 Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, Corte Constitucional de Colombia.

• 3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• 4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la Ley para cumplir con fines

históricos, estadísticos y científicos.

• 5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta

información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

• 6. Las demás descritas en las leyes y normas aplicables.

A quiénes se les puede entregar información por parte de HUMAN CAPITAL sin necesidad de contar con Autorización de los Titulares:

• 1. A los Titulares, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier

medio cuando así lo soliciten a HUMAN CAPITAL. Tratándose del ejercicio de derechos por parte de los causahabientes del Titular, y también para evitar acceso a los Datos Personales por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la Ley, la documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es un causahabiente del Titular.

• 2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún

requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.

• 3. A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia.
• 4. A los terceros a los que el Titular autorice expresamente entregar la información y cuya

Autorización sea entregada a HUMAN CAPITAL, conforme la presente Política de Privacidad.

Si, en definitiva, HUMAN CAPITAL no cuenta con la autorización del Titular para darle Tratamiento de conformidad con los términos y condiciones expuestos en esta Política de Privacidad y la requiere, según lo establecido en la normativa colombiana de protección de Datos Personales, HUMAN CAPITAL procederá a suprimir de manera definitiva todos los Datos Personales sobre los cuales no tenga Autorización.

De la misma manera, si HUMAN CAPITAL no requiere seguir utilizando sus Datos Personales, los mismos serán suprimidos de manera total.

Igualmente, si el Titular no quiere que HUMAN CAPITAL continúe dándole Tratamiento a los Datos Personales, deberá informárselo a HUMAN CAPITAL, a través de los procedimientos determinados en la normativa sobre Protección de Datos Personales, los cuales, además, se especifican en la presente Política de Privacidad (sección XIII).

En todo caso, cuando un Titular solicite la supresión de sus Datos Personales, o manifieste su voluntad de revocar la Autorización del Tratamiento, HUMAN CAPITAL dará trámite a su solicitud según el procedimiento determinado en la presente Política de Privacidad y, al cabo de dicho procedimiento, determinará si, con base en el tipo de relación sostenida con HUMAN CAPITAL y la continuidad de esta, la supresión de los Datos Personales es procedente o no. Esta decisión deberá estar plenamente motivada y se hará entrega de esta al Titular dentro del término legal establecido.

VII. TRATAMIENTO, FINALIDADES Y DATOS PERSONALES SEGÚN EL TITULAR

HUMAN CAPITAL, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales que se encuentren en sus Bases De Datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse a clientes, consumidores, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas a través de diferentes medios tales como medios físicos o virtuales.

A. CLIENTES:

Al momento en que los clientes establezcan una relación contractual con HUMAN CAPITAL, ésta recolecta sus Datos Personales de éste o de personas vinculadas a éste (incluyendo, entre otros, representantes legales, directivos, empleados, asesores y contratistas) que sean necesarios para el relacionamiento y la operación de servicios o productos, por medio de los formularios de creación de clientes y los contratos perfeccionados. Asimismo, por medio del sitio web el cliente podrá registrar sus datos personales o de personas vinculadas a éste (incluyendo, entre otros, representantes legales, directivos, empleados, asesores y contratistas) para solicitar información sobre los productos y servicios de HUMAN CAPITAL. Al registrar sus Datos Personales o de terceros vinculados al cliente en nuestro sitio web u otorgarlos contractualmente, Usted acepta que conoce y se sujeta a la presente Política de Privacidad autorizando expresamente el uso de sus Datos Personales para las finalidades aquí indicados y de la manera aquí indicada o declara y garantiza que ha obtenido la Autorización del Titular, que incluye la transferencia o transmisión a HUMAN CAPITAL, y le ha informado sobre el Tratamiento al que HUMAN CAPITAL someterá los Datos Personales del Titular. Usted, por lo tanto, reconoce expresamente que, si no está de acuerdo con la presente Política de Privacidad y quiere reservar o limitar alguno de los usos de los Datos Personales, no podrá registrarse en nuestras Bases de Datos ni suministrarnos información a través de nuestros formatos, sistemas y/o páginas web.

A continuación, se determinan las finalidades a las cuales Usted expresamente autoriza al inscribirse en nuestras Bases de Datos y suministrarnos sus Datos Personales.

• 1. Mantener controles estadísticos y administrativos, analizar, procesar, evaluar y comparar la

información suministrada.

• 2. Ponerse en contacto por problemas o inconvenientes con solicitudes o registros, envío de

notificaciones sobre el estado de servicios, y para la atención oportuna de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

• 3. Realizar la facturación de los productos y servicios prestados, así como la gestión de cobro,

recaudo, cartera y conciliación de pagos, incluyendo la emisión, envío y conservación de facturas electrónicas y demás documentos equivalentes, el registro de la información tributaria y contable del cliente y el cumplimiento de las obligaciones fiscales, contables y de facturación electrónica exigidas por la normativa colombiana.

• 4. Enviar información de interés a través de los canales de comunicación disponibles (SMS,

mensajería instantánea, correos electrónicos, llamadas telefónicas y otros medios virtuales o físicos), incluyendo ofertas, servicios, invitaciones a eventos, publicidad, newsletters, actualizaciones, comunicaciones de mercadeo y campañas de marketing directo. El Titular podrá solicitar ser excluido de estas listas.

• 5. Consultar, reportar, procesar y actualizar la información del Titular ante centrales de

información crediticia y de riesgo, con el fin de verificar el comportamiento crediticio y financiero del Titular en el marco de relaciones comerciales o contractuales con HUMAN CAPITAL, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y demás normativa aplicable en materia de habeas data financiero.

• 6. Consultar y verificar la información del Titular en listas restrictivas, vinculantes y de control,

tanto nacionales como internacionales, incluyendo, sin limitarse a: la lista OFAC (Office of Foreign Assets Control) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América, las listas de las Naciones Unidas, la lista de la Unión Europea, la lista Clinton, y demás listas de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en cumplimiento de las obligaciones derivadas del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT), así como de las normas colombianas e internacionales aplicables en la materia. Esta verificación podrá realizarse tanto al inicio como durante la vigencia de cualquier relación comercial o contractual con HUMAN CAPITAL.

• 7. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a órdenes de autoridades judiciales y/o

administrativas, así como prevenir y detectar el fraude y otras actividades ilegales.

• 8. Crear Bases de Datos para el desarrollo de las finalidades descritas en la presente Política

de Privacidad.

• 9. Efectuar la Transmisión o Transferencia nacional e internacional de Datos Personales a

terceros, filiales, subordinadas, vinculadas, aliados comerciales o proveedores ubicados en Colombia o en otros países, cuando sea necesario para el desarrollo de las finalidades establecidas en la presente Política de Privacidad, garantizando el cumplimiento de las normas aplicables de protección de Datos Personales.

B. RECURSOS HUMANOS:

HUMAN CAPITAL da Tratamiento a los Datos Personales de candidatos, terceros vinculados para prestación de servicios, trabajadores y sus grupos familiares y trabajadores retirados:

• Candidato: Es cualquier persona natural que manifiesta, por sí mismo o a través de un tercero,

por cualquiera de los medios físicos o electrónicos conocidos o por conocerse, su interés de participar en procesos de selección realizados por HUMAN CAPITAL. La remisión de sus Datos Personales, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y (v) datos de terceros; implica, por sí misma, la Autorización inequívoca a HUMAN CAPITAL para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Candidato, como Titular, autoriza que HUMAN CAPITAL y los terceros que HUMAN CAPITAL designe, realicen el Tratamiento de sus Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las siguientes finalidades:

• 1. El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección,

administración de las vacantes disponibles en HUMAN CAPITAL, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa o indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones relativas con la administración de Recursos Humanos.

• 2. Procesos de verificación de identidad del Candidato y consulta de la veracidad de la

información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.

• 3. Consultar y actualizar la información y los Datos Personales, en cualquier tiempo, mientras

la información se conserve en la Base de Datos.

• 4. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación de candidatos utilizando

herramientas de inteligencia artificial y otras tecnologías de análisis automatizado, garantizando siempre el respeto de los derechos de los titulares y la aplicación de medidas de transparencia, seguridad y no discriminación.

• 5. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de

HUMAN CAPITAL. Para el cumplimiento de esta finalidad, HUMAN CAPITAL podrá, además, recopilar datos semiprivados relacionados con las entidades del Sistema de Seguridad Social a las que están afiliadas.

• 6. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de

tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

• Tercero vinculado para prestación de servicios: Es la persona natural que presta sus servicios o

apoya la ejecución de algunos procesos de HUMAN CAPITAL a través de contratos no laborales o, que se encuentra al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con HUMAN CAPITAL, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial (en adelante, “Tercero Vinculado”). Los Datos Personales de los Terceros Vinculados pueden ser obtenidos directamente de éstos o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la Autorización expresa del Tercero Vinculado. La remisión de los Datos Personales del Tercero Vinculado, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y, (v) datos de otras personas naturales; implica, por sí misma, la Autorización inequívoca a HUMAN CAPITAL para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular, autoriza expresamente que HUMAN CAPITAL o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de los Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las siguientes finalidades:

• 1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la

administración de Recursos Humanos, así como cualquier tipo de información relacionada directa e indirectamente con la ejecución de sus funciones en favor de HUMAN CAPITAL.

• 2. Consultar y actualizar la información y los Datos Personales, en cualquier tiempo, con el fin

de mantener actualizada dicha información.

• 3. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de contratante.
• 4. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de

HUMAN CAPITAL. Para el cumplimiento de esta finalidad, HUMAN CAPITAL podrá, además, recopilar datos semiprivados relacionados con las entidades del Sistema de Seguridad Social a las que están afiliadas.

• 5. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de

tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

• Trabajador: Es la persona natural vinculada con HUMAN CAPITAL a través de un contrato de

trabajo. Los Datos Personales de los trabajadores pueden ser obtenidos directamente de éstos o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la Autorización expresa del Trabajador. La remisión de los Datos Personales del Trabajador, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; (v) datos financieros y, (vi) datos familiares, que eventualmente puede contener datos de menores de edad; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a HUMAN CAPITAL para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Trabajador, actuando en calidad de Titular, autoriza expresamente que HUMAN CAPITAL o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de los Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las siguientes finalidades:

• 1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la

administración de Recursos Humanos, tales como: desprendibles de nómina, beneficios derivados del contrato de trabajo, solicitud de información relevante para HUMAN CAPITAL, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas,

manuales, cursos de capacitación y formación, convenios corporativos, beneficios especiales para trabajadores y sus familias, confirmación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia del contrato de trabajo.

• 2. Dar tratamiento a los datos personales sensibles de salud del Titular con el fin de gestionar

incapacidades y otros eventos propios de la relación laboral.

• 3. Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o

laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.

• 4. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin

de mantener actualizada dicha información.

• 5. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de empleador.
• 6. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de

tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

Para el cumplimiento de las obligaciones de HUMAN CAPITAL en su condición de empleador, se hace necesario recolectar de los Trabajadores los Datos Personales de su grupo familiar. Estos Datos Personales serán tratados con las máximas medidas de seguridad conocidas y procurando que el uso de dicha información corresponda únicamente al cumplimiento de las obligaciones que correspondan a HUMAN CAPITAL en calidad de empleador. Los Datos Personales del grupo familiar de los Trabajadores serán almacenados por el mismo término que se conserven los Datos Personales de los Trabajadores, incluso cuando éstos pasen a hacer parte de la Base De Datos de trabajadores retirados, lo anterior, entendiendo que la mayoría de los Datos Personales del grupo familiar se recopilan para dar cumplimiento a finalidades relacionadas con la seguridad social.

• Trabajador Retirado: Es la persona natural que tuvo un vínculo laboral con HUMAN CAPITAL, la

cual terminó por cualquiera de las causas legales establecidas en la ley laboral. El Tratamiento de los Datos Personales de los Trabajadores Retirados está exento de autorización por constituir una obligación legal de las empresas en virtud del Artículo 2.2.44.6.13 del Decreto 1072 de 2015; lo cual no obsta para que su Tratamiento se ciña a los principios de la normativa colombiana de protección de Datos Personales.

En virtud de lo anterior, los Datos Personales de los Trabajadores Retirados serán tratados únicamente para las finalidades indicadas en el Decreto 1072 de 2015 o cualquier norma que la modifique o adicione, y por el término allí establecido.

• Candidato de Head Hunting: Es la persona natural cuyos Datos Personales, principalmente de

carácter profesional, son obtenidos por HUMAN CAPITAL de fuentes de acceso público, de perfiles profesionales de acceso libre o de terceros que cuentan con su Autorización, y que es contactada por iniciativa de HUMAN CAPITAL con el fin de validar su interés en participar en procesos de búsqueda directa y selección de personal, principalmente de dirección (en adelante, “Head Hunting”), adelantados por HUMAN CAPITAL para sus clientes, sin que dicha persona

haya manifestado previamente su interés en participar (en adelante, el “Candidato de Head Hunting”).

En el primer contacto, HUMAN CAPITAL informará al Candidato de Head Hunting la identidad del Responsable del Tratamiento, la fuente de la cual se obtuvieron sus Datos Personales, las finalidades del Tratamiento, los derechos que le asisten como Titular y el canal a través del cual puede ejercerlos. Al manifestar su interés en participar en el proceso o al aceptar esta Política de Privacidad, el Candidato de Head Hunting, como Titular, autoriza que HUMAN CAPITAL y los terceros que HUMAN CAPITAL designe realicen el Tratamiento de sus Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, Transmisión y/o Transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las siguientes finalidades:

• 1. Contactar al Candidato de Head Hunting por cualquier medio de comunicación autorizado,

con el fin de informarle sobre oportunidades laborales, validar su interés en participar y gestionar el primer acercamiento dentro del proceso de Head Hunting.

• 2. Recolectar, almacenar, consultar, organizar y analizar su información personal, experiencia,

formación académica y demás información relevante, con el propósito de evaluar preliminarmente su perfil profesional y determinar su posible ajuste a las vacantes o procesos de selección gestionados por HUMAN CAPITAL.

• 3. Compartir, transmitir y/o transferir sus Datos Personales, cuando resulte necesario para el

desarrollo del proceso de Head Hunting, a la empresa cliente del respectivo proceso, a los aliados estratégicos de HUMAN CAPITAL y a los Encargados que apoyen su ejecución, incluyendo Transmisiones y Transferencias nacionales e internacionales realizadas de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables.

• 4. Consultar la actividad pública del Candidato de Head Hunting en redes sociales a través de

motores de búsqueda, con la finalidad de analizar su grado de presencia y comportamiento en la red y preparar informes sobre ello para los terceros determinados por HUMAN CAPITAL.

• 5. Adelantar procesos de verificación de identidad y de la veracidad de la información

suministrada, consulta de referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales y listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.

• 6. Conservar sus Datos Personales en la Base de Datos de candidatos de HUMAN CAPITAL, con

el fin de considerarlo en futuros procesos de Head Hunting, hasta tanto el Titular solicite su supresión.

En cualquier momento el Candidato de Head Hunting podrá solicitar la supresión de sus Datos Personales y su exclusión de la Base de Datos de candidatos, así como revocar la Autorización otorgada, a través de los canales previstos en la presente Política de Privacidad.

C. PROVEEDORES (PRODUCTOS Y SERVICIOS):

Para el cumplimiento de sus actividades y proyectos, HUMAN CAPITAL se sirve de proveedores de productos y servicios. Los proveedores podrán ser personas naturales o personas jurídicas.

• Suministro de productos: Los Datos Personales de los proveedores que sean personas naturales,

será incorporada en una Base de Datos de HUMAN CAPITAL. Los contratos celebrados con personas naturales constituirán una Autorización inequívoca del tratamiento de sus Datos Personales por parte de HUMAN CAPITAL. El Tratamiento se hará de conformidad con la presente Política de Privacidad en cuanto a las medidas de protección y Tratamientos autorizados.

Asimismo, para la ejecución de los contratos descritos en esta sección que sean celebrados con personas jurídicas, HUMAN CAPITAL recibirá Datos Personales sobre, entre otros, empleados, contratistas, subcontratistas y/o administradores de la persona jurídica. Esta transferencia de Datos Personales es necesaria para la ejecución del contrato; igualmente, en estos casos, HUMAN CAPITAL procurará, en la medida de lo posible, que el proveedor entregue únicamente los datos corporativos de las personas. HUMAN CAPITAL incorporará tal información en una Base de Datos y la tratará de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad en cuanto a medidas de protección y Tratamientos autorizados para las finalidades descritas para este tipo de información. Los Datos Personales serán conservados por HUMAN CAPITAL mientras perdure su relación comercial con el proveedor y, posteriormente, mientras perdure el objeto social de HUMAN CAPITAL.

• Prestación de Servicios: Los Datos Personales de las personas naturales que presten sus servicios

directamente para HUMAN CAPITAL o que lo hagan a través de un contrato celebrado con una persona jurídica distinta a HUMAN CAPITAL serán tratados de conformidad con lo dispuesto en la sección sobre Terceros Vinculados.

En caso tal que los Titulares descritos en el presente capítulo deban ingresar a las instalaciones de HUMAN CAPITAL para ejecutar el objeto para el cual fueron contratados, HUMAN CAPITAL recopilará Datos Sensibles relacionados con el estado de salud de los Titulares que soliciten el ingreso con la finalidad de autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de HUMAN CAPITAL; lo anterior, para dar cumplimiento con medidas de seguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

D. ACCIONISTAS:

En virtud de lo dispuesto a lo largo del Código de Comercio colombiano, así como de las normas de contabilidad colombianas, los accionistas de HUMAN CAPITAL tienen la obligación legal de registrar sus Datos Personales en el domicilio de la sociedad. En esta medida, HUMAN CAPITAL incorporará en sus Bases de Datos, los Datos Personales de Accionistas con el fin de garantizar sus derechos dentro de la sociedad. Estos son recolectados y almacenados en virtud de la normativa en materia societaria; por lo tanto, la Autorización del Tratamiento por parte de los Titulares se entiende concedida de manera inequívoca desde el momento del inicio de su participación en la sociedad. Los Datos Personales

almacenados son aquéllos determinados en la ley colombiana; estos datos pueden ser actualizados a petición de los Titulares.

Los Datos Personales de los Accionistas será tratada de conformidad con lo dispuesto en la presente Política de Privacidad y, principalmente, para las siguientes finalidades:

• 1. Llevar a cabo cualquier anotación u operación relacionada con la calidad de accionista.
• 2. Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias, así como cualquier reunión a la que haya

lugar para el desarrollo del objeto social de HUMAN CAPITAL.

• 3. Atender labores de servicio y atención al accionista.
• 4. Dar cumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas con nuestros accionistas.
• 5. Informar a los accionistas sobre cualquier situación relevante acerca de los productos o servicios

ofrecidos por HUMAN CAPITAL.

• 6. Prevenir, detectar y controlar cualquier actividad o información que se pueda interpretar como

fraude, trato inequitativo o violación de confidencialidad.

• 7. Tener acceso y recopilar la huella digital como Dato Sensible para efectos de verificación de

autenticidad de acuerdo con la Política de Privacidad de HUMAN CAPITAL (en caso de ser necesario).

E. USUARIOS DE PLATAFORMAS

HUMAN CAPITAL desarrolla su actividad comercial también a través de medios virtuales para la promoción e información de sus servicios. Quienes pretendan adquirir información o cotización de servicios ofrecidos por Nosotros a través de nuestras plataformas virtuales serán denominados clientes y usuarios de nuestras plataformas. Quien opte por registrar sus Datos Personales en nuestro sistema acepta que conoce y se sujeta a la presente Política de Privacidad autorizando expresamente el uso de sus Datos Personales para las finalidades aquí indicadas y de la manera aquí indicada. Por lo tanto, reconoce expresamente que, si no está de acuerdo con la presente Política de Privacidad y quiere reservar o limitar alguno de los usos de la información, no podrá registrarse en nuestras Bases de Datos ni suministrarnos información a través de nuestros formatos, sistemas y/o páginas web.

A continuación, se determinan las finalidades a las cuales Usted expresamente autoriza al inscribirse en nuestras Bases de Datos y suministrarnos sus Datos Personales

• 1. Mantener controles estadísticos y administrativos, analizar, procesar, evaluar y comparar la

información suministrada.

• 2. Ponerse en contacto por problemas o inconvenientes con solicitudes o registros, envío de

notificaciones sobre el estado de servicios y productos, y para la atención oportuna de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

• 3. Enviar información de interés a través de los canales de comunicación disponibles (SMS,

mensajería instantánea, correos electrónicos, llamadas telefónicas y otros medios virtuales o físicos), incluyendo ofertas, productos, invitaciones a eventos, nuevos productos, publicidad,

promociones, newsletters, actualizaciones, comunicaciones de mercadeo y campañas de marketing directo. El Titular podrá solicitar ser excluido de estas listas.

• 4. Consultar, reportar, procesar y actualizar la información del Titular ante centrales de información

crediticia y de riesgo, con el fin de verificar el comportamiento crediticio y financiero del Titular en el marco de relaciones comerciales o contractuales con HUMAN CAPITAL, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y demás normativa aplicable en materia de habeas data financiero.

• 5. Realizar el procesamiento y entrega de pedidos y servicios al cliente, así como desarrollar

actividades logísticas.

• 6. Consultar y verificar la información del Titular en listas restrictivas, vinculantes y de control, tanto

nacionales como internacionales, incluyendo, sin limitarse a: la lista OFAC (Office of Foreign Assets Control) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América, las listas de las Naciones Unidas, la lista de la Unión Europea, la lista Clinton, y demás listas de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en cumplimiento de las obligaciones derivadas del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT), así como de las normas colombianas e internacionales aplicables en la materia. Esta verificación podrá realizarse tanto al inicio como durante la vigencia de cualquier relación comercial o contractual con HUMAN CAPITAL.

• 7. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a órdenes de autoridades judiciales y/o

administrativas, así como prevenir y detectar el fraude y otras actividades ilegales.

• 8. Crear Bases de Datos para el desarrollo de las finalidades descritas en la presente Política de

Privacidad.

• 9. Efectuar la Transmisión o Transferencia nacional e internacional de Datos Personales a terceros,

filiales, subordinadas, vinculadas, aliados comerciales o proveedores ubicados en Colombia o en otros países, cuando sea necesario para el desarrollo de las finalidades establecidas en la presente Política de Privacidad, garantizando el cumplimiento de las normas aplicables de protección de Datos Personales.

F. TÉRMINOS GENERALES AL TRATAMIENTO DE DATOS DE TODAS LAS PERSONAS NATURALES:

Nosotros estamos comprometidos con la seguridad y el buen uso de sus Datos Personales y, en consecuencia, procuramos darle los usos adecuados y mantener la confidencialidad de ésta de acuerdo con lo establecido en nuestra Política de Privacidad. Los Datos Personales podrán ser sujetos de Transmisión o Transferencia a terceros, incluyendo sociedades vinculadas, tanto en Colombia como en el extranjero y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme con el objeto social de HUMAN CAPITAL o actividades conexas. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.

HUMAN CAPITAL podrá transferir los Datos Personales de los Titulares como parte de los activos de HUMAN CAPITAL a terceros aliados comerciales para efectos de que éstos terceros realicen el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y condiciones establecidos en su propia Política de Privacidad. En caso de llevar a cabo la Transferencia aquí descrita, HUMAN CAPITAL verificará que el nuevo Responsable cuente con una Política de Privacidad y Tratamiento de Datos que se adecúe a la normativa vigente en la materia. No obstante, una vez hecha la Transferencia o circulación, HUMAN CAPITAL no será responsable del posterior Tratamiento que realice el destinatario de los Datos Personales.

De manera específica, pero sin limitarse a ello, le comunicamos que Nosotros podremos utilizar proveedores de servicios y procesadores de Datos Personales que trabajen en nombre de HUMAN CAPITAL para el desarrollo de sus actividades y negocios. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, análisis, mensajería por email, entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros. En consecuencia, la Autorización otorgada a HUMAN CAPITAL para el Tratamiento de sus Datos Personales comprende la facultad de transmitir sus Datos Personales a los terceros necesarios con el fin de que éstos ejecuten los servicios descritos. En este caso, HUMAN CAPITAL, en su calidad de Responsable del Tratamiento, incluirá en los contratos que celebre, las obligaciones propias de un tercero Encargado del Tratamiento.

Es importante aclarar que HUMAN CAPITAL ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios como los Encargados del Tratamiento que trabajan en nuestro nombre, así como los demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de los Datos Personales a su cargo.

El Titular responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los Datos Personales facilitados, reservándose HUMAN CAPITAL el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Titular que haya facilitado Datos Personales falsos. HUMAN CAPITAL podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las Bases De Datos. A dicha información se le dará el mismo Tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad.

La vigencia del Tratamiento dependerá del cumplimiento de la finalidad para la que fue recolectada, por lo tanto, los Datos Personales suministrados por los Titulares permanecerá en la Base de Datos correspondiente y se le dará Tratamiento hasta tanto se cumpla la finalidad y, en todo caso, por un término máximo de veinte (20) años, contados a partir de la fecha del último Tratamiento. Lo anterior para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, laboral, fiscal y tributaria; o, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información o, en todo evento previsto en la ley y la prestación del servicio.

G. FINALIDADES GENERALES DE LA RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS:

HUMAN CAPITAL, Vinculadas o Relacionadas, en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, clientes, stakeholders entre otros;

recopila constantemente Datos Personales para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes, sin perjuicio de los demás descritos en otras secciones de la presente Política de Privacidad, y que al aceptar la misma Usted expresamente autoriza:

• 1. Mantener contacto para informarle acerca de eventos, servicios, promociones, programas,

campañas, logística con el fin de mantener un vínculo con Usted.

• 2. Fines administrativos, laborales, contractuales, civiles, comerciales e informativos.
• 3. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing

y/o publicidad.

• 4. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus colaboradores, clientes, usuarios,

proveedores, empleados y Terceros Vinculados.

• 5. Enviar información sobre actividades desarrolladas por Nosotros o envío de información que se

considere de interés a través de diferentes medios.

• 6. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como

a las autoridades competentes que así lo requieran.

• 7. Compartir con terceros que colaboran con Nosotros y que, para el cumplimiento de sus

funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, analistas de datos, entre otros.

• 8. Emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular y HUMAN CAPITAL.
• 9. Ejecutar y dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de los contratos que el Titular

tiene suscritos con HUMAN CAPITAL, como relaciones soportadas en cualquier otro tipo legal que tenga HUMAN CAPITAL con los Titulares.

• 10. Almacenar Datos Biométricos en aras de dar accesos de entrada, identificaciones, cumplimiento

para participación en eventos, entre otras.

• 11. Soportar los procesos de auditoría de la empresa.
• 12. Desarrollar procesos de selección y contratación de la empresa.
• 13. Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la República de

Colombia y/o leyes internacionales.

• 14. Recuperación de cartera en cualquiera de sus etapas.
• 15. Pagos de créditos, salarios, honorarios y control de los impuestos relacionados con el vínculo

contractual existente.

• 16. Analizar el comportamiento y preferencias de los Titulares al interior de la página web y demás

plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL y mejorar la experiencia de navegación del Titular.

• 17. En caso de que HUMAN CAPITAL llegue a implementar sistemas de videovigilancia en sus

instalaciones, utilizar los datos recolectados mediante dichos sistemas para garantizar la seguridad de las personas, los bienes e instalaciones, así como para ser utilizados como prueba en eventuales procesos disciplinarios, administrativos, judiciales o de cualquier otra naturaleza.

• 18. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial

entre HUMAN CAPITAL y el Titular.

En relación con lo anterior, HUMAN CAPITAL, sus Vinculadas y/o Relacionadas, podrán ejecutar las siguientes acciones:

• 1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o

disponer de los datos o información parcial o total de aquellos Titulares que le otorguen la debida Autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.

• 2. Clasificar, ordenar, separar y/o analizar los Datos Personales suministrados por el Titular para su

fácil identificación, como para otros fines.

• 3. Analizar, procesar, evaluar los Datos Personales suministrados por los Titulares.
• 4. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los Datos Personales que obtenga en

debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales, como con las Bases De Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier Base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral su comportamiento comercial, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• 5. Extender la información que obtenga en los términos de la Ley 1581 de 2012, a las empresas con

las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus Bases de Datos previas las debidas Autorizaciones que en ese sentido obtenga.

• 6. Transferir los Datos Personales o información parcial o total a sus establecimientos de comercio,

empresas y/o entidades afiliadas.

En algunas ocasiones podremos compartir sus Datos Personales con sociedades Vinculadas y/o con terceras empresas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de HUMAN CAPITAL, para el desarrollo de eventos promocionales o de divulgación de las actividades realizadas por la compañía, también podemos compartir sus Datos Personales si HUMAN CAPITAL cree que es razonablemente necesario para protegerse, proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general.

H. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS:

Los Datos Personales que podremos recolectar al efectuar el proceso de incorporación en nuestras Bases De Datos dependerá de la calidad que ostenta el Titular e incluye, pero no está limitada a la siguiente:

• Nombre completo
• Identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, número de pasaporte, etc.)
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Genero
• Estado Civil
• Información Familiar
• Datos personales de su cónyuge, compañero y/o hijos
• Dirección de contacto
• Barrio
• Fecha de nacimiento
• Teléfono de contacto
• Correo electrónico
• Domicilio
• Información socioeconómica
• Información Profesional
• Información Financiera
• Historial crediticio
• Actividades que el Titular realice dentro de nuestra página web a través del uso de

Cookies, tales como información de la URL del usuario, a qué URL accede seguidamente, qué navegador está usando, que tiendas o productos visita y le interesan, con el fin de conocer los intereses de comportamiento y la demografía del Titular.

• Información de identificación tributaria y fiscal.
• Información bancaria.
• Trayectoria laboral
• Historial académico.
• Entidades de Seguridad Social a las que está afiliado.
• Fondo de cesantías.
• Grupo sanguíneo.
• Informes de medicina ocupacional.

VIII. HUMAN CAPITAL EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO POR CUENTA DE SUS

CLIENTES:

En desarrollo de su actividad, HUMAN CAPITAL presta servicios que pueden implicar el Tratamiento de Datos Personales cuya titularidad y responsabilidad recae sobre sus clientes (en adelante, los “Responsables”). En estos casos, HUMAN CAPITAL actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento y, en consecuencia:

• 1. Contrato de transmisión obligatorio: Todo Tratamiento que HUMAN CAPITAL realice por cuenta

de un Responsable estará amparado en un contrato de transmisión de datos personales suscrito con éste, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Dicho contrato señalará los alcances del Tratamiento, las actividades que HUMAN CAPITAL realizará por cuenta del Responsable, las finalidades autorizadas por los Titulares y las obligaciones de HUMAN CAPITAL frente al Titular y al Responsable. En ausencia de contrato escrito, HUMAN CAPITAL se abstendrá de iniciar cualquier operación de Tratamiento.

• 2. Sujeción estricta a instrucciones documentadas: HUMAN CAPITAL limitará el Tratamiento de los

Datos Personales exclusivamente a las instrucciones impartidas por el Responsable, las cuales deberán constar por escrito en el contrato de transmisión, en sus anexos o en cualquier otro documento que las partes acuerden para tal fin. HUMAN CAPITAL no utilizará los Datos Personales para finalidades distintas a las documentadas ni los incorporará en bases de datos propias para fines diferentes a la ejecución del servicio contratado.

• 3. Verificación de autorización: HUMAN CAPITAL verificará que el Responsable esté autorizado para

suministrarle los Datos Personales que tratará como Encargado. Para ello, podrá solicitar al

Responsable evidencia de que cuenta con la Autorización previa, expresa e informada del Titular para las finalidades específicas que se le instruya ejecutar. En caso de que el Responsable no acredite dicha Autorización, HUMAN CAPITAL podrá abstenerse de realizar el Tratamiento hasta tanto se subsane dicha situación.

• 4. Restricción de Transferencias y Transmisiones: HUMAN CAPITAL se abstendrá de transferir

o transmitir los Datos Personales a terceros sin la instrucción escrita y previa del Responsable, salvo que exista un mandato legal o una orden de autoridad competente que así lo exija.

• 5. Medidas de seguridad: HUMAN CAPITAL implementará las medidas técnicas, administrativas y

organizacionales de seguridad necesarias para salvaguardar las bases de datos, conservar la información bajo condiciones que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, y guardar confidencialidad respecto del Tratamiento, conforme a los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

• 6. Notificación de incidentes de seguridad: HUMAN CAPITAL informará al Responsable, sin dilación

indebida, sobre cualquier incidente de seguridad que pueda comprometer los Datos Personales objeto del encargo. Asimismo, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, conforme al literal k) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

• 7. Atención de consultas y reclamos de Titulares: Cuando un Titular formule directamente a

HUMAN CAPITAL una consulta o reclamo respecto de Datos Personales tratados por cuenta de un Responsable, HUMAN CAPITAL tramitará dicha solicitud en los términos de la Ley 1581 de 2012. En el evento de que HUMAN CAPITAL no sea competente para resolver el reclamo, lo trasladará al Responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, en cumplimiento del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

• 8. Devolución o supresión al término del encargo: Una vez finalizada la relación contractual con el

Responsable o cumplida la finalidad del encargo, HUMAN CAPITAL procederá, según las instrucciones del Responsable, a la devolución o supresión definitiva de los Datos Personales tratados, salvo que exista una obligación legal que imponga su conservación por un término adicional, caso en el cual dicha conservación se realizará con las medidas de seguridad correspondientes y exclusivamente para el cumplimiento de dicha obligación.

• 9. Cumplimiento normativo autónomo: Sin perjuicio de su sujeción a las instrucciones del

Responsable, HUMAN CAPITAL reconoce que en su calidad de Encargado tiene deberes legales autónomos e ineludibles frente a los Titulares y frente a la SIC, de conformidad con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los cuales no pueden ser delegados ni condicionados a la actuación del Responsable.

• 10. Marco normativo aplicable: En todo caso, el Tratamiento que HUMAN CAPITAL realice en calidad

de Encargado se sujetará a los principios que rigen el derecho de Hábeas Data en Colombia, a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015, a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos del Responsable y, en general, a las demás disposiciones que las modifiquen, complementen o sustituyan.

IX. CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES:

Los Datos Personales suministrados por Usted serán utilizados por Nosotros, nuestras vinculadas y los terceros autorizados para tales fines en las formas establecidas tanto en la Autorización como en esta Política de Privacidad y no será destinada a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada y así procuraremos proteger la confidencialidad de los Datos Personales. Conservaremos sus Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de esta.

Si por cualquier circunstancia, una autoridad competente solicita la revelación de sus Datos Personales, Nosotros le daremos aviso de dicha orden previamente, a menos que dicha autoridad nos lo impida.

La confidencialidad sobre la Información Confidencial y Privilegiada tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.

X. MENORES DE EDAD:

HUMAN CAPITAL hace Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes relacionados con sus Trabajadores. Adicionalmente, en caso de que HUMAN CAPITAL llegue a implementar un Sistema de Videovigilancia, es posible que éstos figuren en las imágenes capturadas por dicho sistema. En este sentido y, en aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, dicho Tratamiento será hecho respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y, asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas, entendiendo que se trata de información de naturaleza sensible y que, por tanto, se debe tener un especial cuidado en cuanto a su confidencialidad, protección y uso.

Dicho Tratamiento únicamente tendrá lugar en la medida en que HUMAN CAPITAL así lo requiera. Salvo en el caso de las imágenes que llegaren a capturarse a través de un eventual Sistema de Videovigilancia, en los que es imposible obtener las autorizaciones expresas, en todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a Datos Personales de menores de edad, HUMAN CAPITAL obtendrá la Autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la Autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.

Los Datos Personales de menores recolectados como fruto del Tratamiento de Datos Personales de sus padres en calidad de Trabajadores, Trabajadores Retirados o Terceros Vinculados, serán tratados conforme a los usos y fines descritos en la presente Política de Privacidad y, únicamente con el fin de hacer los correspondientes registros ante las entidades del Sistema General de Seguridad Social. Los Datos Personales de menores que llegaren a recolectarse a través de un eventual Sistema de Videovigilancia serán usados para las finalidades de seguridad de las personas y los bienes al interior de las instalaciones según se establece en la sección de videovigilancia de esta Política de Privacidad. Finalmente, en el caso de menores que incluyan su información voluntariamente en las listas de distribución de HUMAN CAPITAL, bien sea mediante la suscripción en el sitio web o el suministro de sus

datos durante las compras en línea, HUMAN CAPITAL presume que estos menores cuentan con la autorización de sus representantes legales para llevar a cabo tal acción y, en esta medida actúa como un tercero de buena fe; los padres pueden ejercer los derechos de habeas data en nombre del menor en cualquier momento hasta tanto alcance la mayoría de edad.

Es también deber de HUMAN CAPITAL informarle acerca del uso y Tratamiento responsable y la protección de los Datos Personales de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la normativa vigente en la materia.

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los Datos Personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los Datos Personales de los menores de edad que se encuentren registrados en las Bases de Datos de HUMAN CAPITAL o que se soliciten requieren la Autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes HUMAN CAPITAL facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los Datos Personales de sus tutelados.

Si tiene menos de dieciocho (18) años de edad, por favor no ingrese ningún tipo de Dato Personal a través de nuestra web sin el consentimiento expreso y la participación de ambos padres o guarda.

Todo Responsable y Encargado del Tratamiento en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.

La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los Datos Personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

En todo caso, cuando se requiera el Tratamiento de Datos Personales de menores, la solicitud de consulta o solicitud de copia de los Datos Personales captados requerirá que el menor en la medida de sus capacidades cognitivas sea informado y brinde su Autorización por escrito, junto con la de sus padres o representantes legales.

XI. DATOS SENSIBLES:

HUMAN CAPITAL recopila, analiza y almacena Datos Sensibles tales como la información de salud de sus Trabajadores y los Datos Personales de sus familias con el fin de cumplir con las obligaciones que como empleador le asisten a HUMAN CAPITAL.

Estas finalidades pueden ser desarrolladas por HUMAN CAPITAL y/o por cualquier tercero que ésta designe, caso en el cual, dicho tercero fungirá en calidad de encargado de HUMAN CAPITAL y, únicamente podrá dar Tratamiento a los Datos Personales para las finalidades aquí descritas y según las instrucciones dadas por HUMAN CAPITAL.

Para el Tratamiento de los Datos Sensibles y en especial para su almacenamiento, HUMAN CAPITAL usará las mejores técnicas conocidas de protección y encriptación de la información para prevenir, en la mayor medida posible, cualquier pérdida, daño o consulta no autorizada de dicha información. Asimismo, se garantiza que los Datos Personales se usarán para las finalidades descritas en la presente Política y que los Datos Sensibles, aunque podrá ser transmitidos para dar cumplimiento a las finalidades, no será transferida a terceros.

Finalmente, en caso de que HUMAN CAPITAL llegue a adoptar un Sistema de Videovigilancia (en adelante “SV”) en sus instalaciones, dará aplicación a la normativa vigente respecto a Datos Sensibles, entendiendo que se realizaría un proceso de reconocimiento Biométrico respecto de las imágenes que se capturen mediante el SV.

XII. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE COOKIES:

Hay diferentes tipos de Cookies implementadas por HUMAN CAPITAL, éstas pueden clasificarse en las siguientes categorías:

• Propias: aquellas implementadas directamente por HUMAN CAPITAL en su página web

y demás plataformas virtuales.

• De terceros: aquellas recaudadas por terceros Responsables que han recibido

autorización de HUMAN CAPITAL para implementarlas en su página web y demás plataformas virtuales.

• De sesión: almacenan información dentro de la sesión iniciada por el Titular y se eliminan

cuando se cierra la sesión.

• Persistentes: son almacenadas por el navegador del Titular y se activan cada vez que el

Titular ingresa a la página web u otras plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL.

• Técnicas: permiten la adecuada navegación del Titular por la página web y demás

plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL.

• De personalización: pueden ser modificadas según las preferencias del Titular para

mejorar la experiencia de navegación en la página web y demás plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL.

• De análisis: almacenan el comportamiento del Titular al interior de la página web y

demás plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL.

• Publicitarias: gestionan el contenido publicitario que recibe el Titular al navegar en la

página web y demás plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL.

El Tratamiento y la finalidad de los datos que HUMAN CAPITAL recolecta a través del uso de Cookies se encuentran desarrollados en la Política de cookies, la cual podrá consultar en el siguiente enlace:https://humancapital-hc.com/politica-de-privacidad/ .

La Autorización manifestada por el Titular para el uso de Cookies y el tratamiento de estos datos por parte de HUMAN CAPITAL se presenta de las siguientes formas:

• 1. Aceptación expresa del aviso de Cookies que aparece en la página web y demás plataformas

virtuales de HUMAN CAPITAL.

• 2. El hecho de continuar navegando en la página web y/o demás plataformas virtuales de HUMAN

CAPITAL sin deshabilitar el uso de cookies en el navegador que usa el Titular, esta conducta será tomada como una manifestación inequívoca de aceptación.

Sin perjuicio de lo anterior, el Titular puede, en todo momento, deshabilitar el uso de Cookies por parte del navegador que utiliza para evitar que HUMAN CAPITAL siga recaudando estos datos cuando se ingrese a la página web y demás plataformas virtuales de HUMAN CAPITAL. No obstante, esto puede desmejorar o incluso impedir ciertas funcionalidades de la experiencia de navegación para el Titular.

XIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR:

Los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, o solicitar prueba de esta, podrán ser ejercidos mediante petición escrita dirigida a la dirección la Carrera 11B número 97-56, piso 3, de Bogotá, Colombia o enviando un correo electrónico a habeasdata@humancapital.com.co.

Requisitos para cualquier Solicitud: Toda consulta o un reclamo deberá contener, por lo menos:

• 1. Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular). El reclamante

deberá ser el Titular de los Datos Personales, su representante o uno de sus causahabientes.

• 2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o Consulta.
• 3. Dirección física o electrónica de notificación; y
• 4. Petición u objeto del reclamo. La petición, consulta de información se formulará verbalmente,

por escrito, o por cualquier canal de comunicación, siempre y cuando se mantenga evidencia de la consulta por medios técnicos.

Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de estas, siempre y cuando cumplan los requisitos mínimos mencionados anteriormente. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.

Rectificaciones y Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que los Datos Personales contenidos en alguna Base de Datos de HUMAN CAPITAL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar el reclamo a través de los canales de atención descritos previamente.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene HUMAN CAPITAL una leyenda que diga “PQRS EN TRÁMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión: El derecho de supresión de Datos Personales no es absoluto, HUMAN CAPITAL puede negarlo cuando:

• 1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
• 2. La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas

vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.

• 3. Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del

Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

• 4. En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, HUMAN CAPITAL debe

realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Revocatoria de Autorización: Cuando un Titular quiera revocar la Autorización que haya dado para la utilización de sus Datos Personales, deberá informar al Responsable del Tratamiento de manera clara, si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la Autorización es parcial cuando el Titular manifiesta que desea revocar su Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales para ciertas finalidades específicas, tales como las de envío de información publicitaria, de comunicaciones, novedades, entre otros. La revocatoria de la Autorización será total cuando el Titular solicite que cese completamente el Tratamiento de Datos Personales para todas las finalidades autorizadas.

XIV. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES:

Con el fin de dar cumplimiento a su objeto social, HUMAN CAPITAL, podrá transmitir o transferir Datos Personales dentro o fuera del territorio colombiano, así las cosas, se señalan todas las medidas de seguridad adecuadas para celebrar contratos de Transmisión o Transferencia si así lo requiere, garantizando en todo momento las medidas de seguridad adecuadas al momento de la Transmisión o Transferencia de los Datos Personales. Por lo anterior, se realizan entre otras las siguientes acciones: (i) transmitir Datos Personales a Encargados del Tratamiento ubicados en el territorio nacional o fuera de este, para realizar el Tratamiento de los Datos Personales, conforme a las finalidades establecidas en la Política de Privacidad; y, (ii) transferir Datos Personales a Responsables del Tratamiento que ejercerán sus roles de acuerdo con las finalidades establecidas en sus Políticas de Privacidad. Cuando se trate de

Transmisión y Transferencia nacional o internacional de Datos Personales, el Responsable del Tratamiento tiene contratos preestablecidos de Transmisión o de Transferencia y acuerdos de confidencialidad con dichos terceros, según corresponda, así como en algunos casos, la Autorización de dicha Transmisión o Transferencia, por parte de los Titulares.

El Responsable del Tratamiento realizará Transmisiones y Transferencias internacionales de Datos Personales exclusivamente a los países que proporcionen niveles adecuados de protección, según la lista definida por la SIC en el numeral 3.2 del Capítulo 3 del Título V de la Circular Única de la SIC, así mismo, tendrá en cuenta el procedimiento establecido en dicha circular en los casos en que se deba realizar solicitud de declaraciones de conformidad, para Transferencias internacionales a países que no se encuentran en la lista. Lo anterior no será aplicable cuando los Titulares acepten de manera expresa la Transferencia o Transmisión de sus Datos Personales a países que no se encuentren en la lista.

En el caso de Transferencia o Transmisión internacional de Datos Personales por parte del Responsable del Tratamiento a un tercero en virtud de una relación contractual, este último garantizará que su Tratamiento se ceñirá exclusivamente (i) a las finalidades autorizadas por los Titulares; (ii) a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012; (iii) a la política de tratamiento de información del Responsable del Tratamiento, (iv) en general a las obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, complementen o sustituyan.

XV. SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA:

A la fecha, HUMAN CAPITAL no tiene implementado un SV dentro de sus instalaciones. No obstante, en caso de que llegue a implementarlo, lo hará como herramienta de seguridad para proteger a las personas que componen la comunidad de HUMAN CAPITAL, sus instalaciones y sus bienes. En tal evento, a través del SV se realizaría la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior De Datos Personales que logran identificar al Titular, por lo anterior, se daría un Tratamiento de Datos Personales, en consecuencia, este Tratamiento estará sujeto al Régimen General de Protección de Datos Personales.

XVI. CONTACTO:

En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente Política de Privacidad o el Tratamiento y uso de sus Datos Personales favor dirigir sus consultas al mail habeasdata@humancapital.com.co , al teléfono +601 6461555 o por escrito a la Carrera 11B número 97-56, piso 3, de Bogotá, Colombia.

XVII. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Nosotros estamos plenamente facultados de modificar esta Política de Privacidad. Cualquier cambio será debidamente publicado en nuestra página web https://humancapital-hc.com/ y adicionalmente le será notificado ya sea por medios electrónicos o físicos. El otorgamiento de la Autorización, así como el

registro en la Página Web y su continuidad en el uso de esta, será entendido como manifestación expresa e inequívoca de la aceptación a esta Política de Privacidad.

XVIII. VIGENCIA:

La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día primero (01) de octubre de 2026.

JOSE MANUEL ACOSTA GÓMEZ Representante Legal